Aplicação móvel

A aplicação móvel CalGest mantém os fluxos diários mais comuns à mão em iOS e Android. Partilha os dados em tempo real da organização com o painel web.

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Principais funcionalidades

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Obter a aplicação

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Iniciar sessão

Inicie sessão com um código de verificação por email, Google ou Apple. Sempre que possível, a aplicação restaura a última organização e sincroniza os dados automaticamente.

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Navegar na aplicação

A aplicação tem cinco separadores principais na parte inferior: Toque no ícone de pesquisa para encontrar marcações, clientes ou membros da equipa. A pesquisa começa aos três caracteres e só encontra resultados que contenham todas as palavras escritas. Um número de telefone é encontrado com ou sem indicativo e espaços. As marcações aparecem a partir da próxima, seguidas das passadas, da mais recente para a mais antiga. Guarda no dispositivo pesquisas recentes de clientes e membros da equipa, cifradas e separadas por conta e organização, até serem limpas.

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Trabalhar com a agenda

• Deslize horizontalmente para mudar de dia; use a faixa semanal ou o seletor mensal para saltar para uma data. No seletor mensal, as setas mudam de mês sem mudar o dia selecionado.
• Na faixa semanal, um ponto cinzento por baixo de uma data indica que tem marcações. Na faixa semanal e no seletor mensal, um ponto violeta assinala um feriado e o dia de hoje tem um contorno azul. O seletor mensal não assinala os dias com marcações.
• Um dia abre na primeira marcação. O dia de hoje abre na hora atual, ou numa marcação que já esteja a decorrer.
• Faça o gesto de pinça na cronologia para alterar a escala.
• Prima continuamente e arraste um intervalo vazio para iniciar uma marcação, ou toque em +.
• Prima continuamente uma marcação e depois arraste-a ou arraste as pegas para a mover ou redimensionar, quando as suas permissões o permitirem. Só premir não altera nada. Depois de uma alteração, Anular repõe as horas anteriores durante alguns segundos. Não faz nada se a marcação tiver sido alterada entretanto. Anular grava as horas anteriores como qualquer outra alteração, por isso, se as mensagens de Marcação Atualizada estiverem ativas, o cliente recebe uma segunda mensagem com a hora reposta.
• Mover uma marcação para que termine antes de agora pede confirmação, porque passa a aparecer como concluída.
• Toque em marcações sobrepostas para escolher a que pretende abrir.
• Abra uma marcação não recorrente para editar ou remarcar, cancelar ou repor, marcar ou anular uma falta, marcar de novo depois de terminada, eliminar ou perguntar ao Assistente sobre ela. Repor uma marcação cancelada, ou remarcá-la, pede confirmação e devolve-a ao estado com que as novas marcações começam (Estado das novas marcações nas definições gerais).

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Anexos e fotografias

Abra uma marcação para ver os seus anexos. As fotografias aparecem em miniatura, e os vídeos e PDFs como blocos com o nome. Toque num para o abrir. Se puder editar a marcação, toque em Adicionar para tirar uma fotografia ou escolher uma da fototeca. A aplicação reduz a fotografia e retira-lhe os dados de localização antes de a enviar, e mostra o progresso do envio. Se o seu plano recusar o ficheiro, a aplicação explica porquê. Toque no caixote do lixo de um anexo para o eliminar. A página de um cliente tem uma secção Fotos com as fotografias das suas marcações e séries. Toque em Ver todas para as ver por mês, com a data e os serviços por baixo de cada uma. As novas marcações podem incluir tipo e duração, um cliente existente ou criado no momento, vários membros da equipa que recebem marcações, localização, notas e campos personalizados. As regras de conflitos e de horário de trabalho podem avisar ou bloquear a gravação de acordo com as definições da organização.

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Séries

Uma série agrupa as sessões do projeto ou evento de um cliente, como um casamento e as respetivas provas. Veja Séries de marcações para saber como funcionam as etapas, os estados e as janelas sugeridas. Abra Séries no separador Mais para ver a lista completa, ou a partir da página de um cliente, que lista as suas séries em Séries ativas, com o dia do evento, a contagem dos dias que faltam e o progresso. Toque numa para a abrir, ou em Todas as séries para ver a lista completa, onde pode pesquisar e alternar entre Ativas e Todas. Para começar uma série, abra a página do cliente, toque no menu e escolha Nova série. A página da série mostra o estado, o cliente, o dia do evento, a morada e as pessoas no dia. Em Etapas, cada etapa tem a data, o estado (Por marcar, Marcado ou Concluído), a janela sugerida e as marcações. Toque em Marcar numa etapa para abrir uma nova marcação já com os serviços, a duração, a equipa e o local dessa etapa. As notas, os campos personalizados da série e as Referências aparecem depois das etapas. Se puder editar marcações, pode adicionar fotografias às referências. Toque no lápis para editar a série. Editar etapas adiciona, muda o nome, reordena e remove etapas, e define os valores por omissão e a altura sugerida de cada uma. A altura sugerida lê-se como uma frase, por exemplo “30 a 90 dias antes do evento”. Uma série sem etapas pode ir buscá-las a um modelo no mesmo ecrã. Apagar série, no menu, remove a série, as etapas e as fotografias e ficheiros de referência. As marcações ficam no calendário. O formulário da marcação tem um campo Série. Põe a marcação numa das séries do cliente e, quando essa série tem etapas, numa etapa. Também pode começar uma nova série com a marcação como primeira sessão. Uma marcação de uma série diz onde está, por exemplo “Prova 2, etapa 2 de 3 de Casamento da Ana”. Toque nessa linha para abrir a série. Abra Modelos de série a partir da lista de séries para criar, editar, desativar ou apagar modelos e as respetivas etapas. Alterar modelos exige permissão para gerir marcações.

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Análises

Abra Análises no separador Mais. Mostram os mesmos números que a página de Análises no painel web para o mesmo período. Escolha 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 12 meses no topo. A tendência de marcações e as horas mais movimentadas aparecem em gráficos de barras, e as divisões por estado e por tipo de marcação aparecem em listas com uma barra em cada linha. Os clientes únicos são contados quando abre o ecrã ou escolhe um período. Toque no ícone de atualizar desse cartão para contar novamente. Quem tem uma função sem permissão para ler as análises vê uma mensagem a dizê-lo, em vez dos números.

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Tipos de marcação e locais

Abra Definições da Organização e procure em Dados e Rastreamento. Cada linha só aparece se a sua função puder ver tipos de marcação ou locais. A lista de tipos de marcação mostra a cor, a duração, o preço e as vagas de grupo de cada tipo, e assinala os tipos inativos. Toque num tipo para alterar o nome, a cor, a duração predefinida, o preço, as vagas do serviço de grupo ou se está ativo. O formulário tem os mesmos campos e verificações do painel web. Eliminar um tipo pede confirmação e indica os campos personalizados vinculados apenas a esse tipo, porque são eliminados com ele. Veja Eliminar um tipo de marcação. A lista de locais inclui os locais inativos. Pode adicionar um local com nome e descrição, desativar um local existente ou voltar a ativá-lo, e eliminá-lo. O limite de locais do seu plano aplica-se quando adiciona um local ou volta a ativar um.

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Limites atuais da aplicação móvel

Utilize o painel web para:

• Criar regras de recorrência ou editar ocorrências recorrentes
• Vistas de eventos por mês, semana, equipa e lista de agenda
• Carregar vídeos e PDFs e importação de calendários
• Mensagens de aftercare, horários de trabalho e fotografias dos membros da equipa
• Alterações de faturação, compras de créditos e o alerta de saldo baixo

A aplicação móvel não mantém uma agenda offline persistente; é necessária ligação à rede para obter dados atuais e fiáveis.