Aplicação móvel

A aplicação móvel CalGest põe o trabalho do dia a dia no telemóvel, em iOS e Android. Trabalha com os mesmos dados, em tempo real, do painel web.

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Principais funcionalidades

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Obter a aplicação

Descarregue o CalGest na App Store, no iPhone e no iPad, ou no Google Play, no Android.

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Iniciar sessão

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Navegar na aplicação

A aplicação tem cinco separadores em baixo: O separador Mais tem estas secções:

• Trabalho: Séries, Análises e Equipa, cada uma quando a sua função a pode abrir.
• Pessoal: Perfil, Notificações deste dispositivo, Idioma e Aparência (sistema, claro ou escuro).
• Google Calendar, quando pode ligar o seu próprio calendário. Veja Google Calendar.
• Organização: Mudar de Organização e Definições da Organização.
• Privacidade: a Política de Privacidade e os Termos e Condições.

Terminar Sessão está no fundo.

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Pesquisa

Toque no ícone de pesquisa no topo da agenda para encontrar marcações, clientes ou membros da equipa. A pesquisa começa aos três caracteres e só encontra resultados que contenham todas as palavras escritas. Um número de telefone é encontrado com ou sem indicativo e espaços. As marcações aparecem a partir da próxima, seguidas das passadas, da mais recente para a mais antiga. As pesquisas recentes de clientes e membros da equipa ficam no dispositivo, cifradas e separadas por conta e organização, até as limpar.

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Notificações

O sino no topo da agenda abre as suas notificações na aplicação. Um ponto no sino indica que há notificações por ler.

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Trabalhar com a agenda

• Deslize para o lado para mudar de dia. Toque num dia da faixa semanal, ou abra o painel do mês para saltar para uma data. No painel do mês, as setas mudam de mês sem mudar o dia selecionado.
• Na faixa semanal, um ponto cinzento por baixo de uma data indica que tem marcações. Na faixa semanal e no painel do mês, um ponto violeta assinala um feriado, e o dia de hoje destaca-se com cor. O painel do mês não assinala os dias com marcações.
• Um dia abre na primeira marcação. O dia de hoje abre na hora atual, ou numa marcação que já esteja a decorrer.
• Faça o gesto de pinça na cronologia para mudar a escala.
• Prima continuamente e arraste um intervalo vazio para começar uma marcação, ou toque em +.
• Prima continuamente uma marcação e depois arraste-a ou arraste as pegas para a mover ou redimensionar, quando as suas permissões o permitem. Só premir não altera nada. Depois de uma alteração, Anular repõe as horas anteriores durante alguns segundos. Não faz nada se a marcação tiver sido alterada entretanto. Anular grava as horas anteriores como qualquer outra alteração, por isso, se as mensagens de Marcação Atualizada estiverem ativas, o cliente recebe uma segunda mensagem com a hora reposta.
• Mover uma marcação para que termine antes de agora pede confirmação, porque passa a aparecer como concluída.
• Toque em marcações sobrepostas para escolher a que quer abrir.
• Abra uma marcação não recorrente para a editar ou remarcar, cancelar ou repor, marcar ou anular uma falta, marcar de novo depois de terminada, eliminar ou perguntar ao Assistente sobre ela. Repor uma marcação cancelada, ou remarcá-la, pede confirmação e devolve-a ao estado com que as novas marcações começam (Estado das novas marcações nas definições gerais).

As novas marcações podem incluir tipo e duração, um cliente existente ou criado no momento, vários membros da equipa que recebem marcações, localização, notas e campos personalizados. As regras de conflitos e de horário de trabalho podem avisar ou impedir a gravação, conforme as definições da organização. Se ainda não tem agenda, a agenda avisa. Peça a um administrador que ligue Recebe marcações para si.

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Reservas pendentes

O separador Pendentes lista as marcações online à espera de resposta e os pedidos de vagas em sessões de grupo. Toque em Confirmar ou Rejeitar. Rejeitar pede confirmação, e o cliente recebe a mensagem de reserva recusada. Quando os dados de uma reserva coincidem com um cliente com outro nome ou outro email, a aplicação pede para verificar quem fez a reserva antes de a confirmar. Veja Reservas pendentes.

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Anexos e fotografias

Abra uma marcação para ver os anexos. As fotografias aparecem em miniatura, e os vídeos e PDFs como blocos com o nome. Toque num para o abrir. Se puder editar a marcação, toque em Adicionar para tirar uma fotografia ou escolher uma da fototeca. A aplicação reduz a fotografia e retira-lhe os dados de localização antes de a enviar, e mostra o progresso do envio. Se o seu plano recusar o ficheiro, a aplicação explica porquê. Toque no caixote do lixo de um anexo para o eliminar. A página de um cliente tem uma secção Fotos com as fotografias das suas marcações e séries. Toque em Ver todas para as ver por mês, com a data e os serviços por baixo de cada uma.

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Séries

Uma série agrupa as sessões do projeto ou evento de um cliente, como um casamento e as respetivas provas. Veja Séries de marcações para saber como funcionam as etapas, os estados e as janelas sugeridas. Abra Séries no separador Mais para ver a lista completa, ou a partir da página de um cliente, que lista as suas séries em Séries ativas, com o dia do evento, a contagem dos dias que faltam e o progresso. Toque numa para a abrir, ou em Todas as séries para ver a lista completa, onde pode pesquisar e alternar entre Ativas e Todas. Para começar uma série, abra a página do cliente, toque no menu e escolha Nova série. A página da série mostra o estado, o cliente, o dia do evento, a morada e as pessoas no dia. Em Etapas, cada etapa tem a data, o estado (Por marcar, Marcado ou Concluído), a janela sugerida e as marcações. Toque em Marcar numa etapa para abrir uma nova marcação já com os serviços, a duração, a equipa e o local dessa etapa. As notas, os campos personalizados da série e as Referências aparecem depois das etapas. Se puder editar marcações, pode adicionar fotografias às referências. Toque no lápis para editar a série. Editar etapas adiciona, muda o nome, reordena e remove etapas, e define os valores por omissão e a altura sugerida de cada uma. A altura sugerida lê-se como uma frase, por exemplo “30 a 90 dias antes do evento”. Uma série sem etapas pode ir buscá-las a um modelo no mesmo ecrã. Apagar série, no menu, remove a série, as etapas e as fotografias e ficheiros de referência. As marcações ficam no calendário. O formulário da marcação tem um campo Série. Põe a marcação numa das séries do cliente e, quando essa série tem etapas, numa etapa. Também pode começar uma nova série com a marcação como primeira sessão. Uma marcação de uma série diz onde está, por exemplo “Prova 2, etapa 2 de 3 de Casamento da Ana”. Toque nessa linha para abrir a série. Abra Modelos de série a partir da lista de séries para criar, editar, desativar ou apagar modelos e as respetivas etapas. Alterar modelos exige permissão para gerir marcações.

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Análises

Abra Análises no separador Mais. Mostram os mesmos números que a página de Análises no painel web para o mesmo período. Escolha 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 12 meses no topo. A tendência de marcações e as horas mais movimentadas aparecem em gráficos de barras, e as divisões por estado e por tipo de marcação aparecem em listas com uma barra em cada linha. Os clientes únicos são contados quando abre o ecrã ou escolhe um período. Toque no ícone de atualizar desse cartão para contar novamente. Quem tem uma função sem permissão para ler as análises não vê Análises.

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Definições da organização

Abra Mais > Definições da Organização. Cada linha só aparece quando a sua função o permite: O proprietário vê também Eliminar Organização no fundo. Veja Conta e dados. Para as reservas, veja Configurar marcações online. Para o ecrã do plano, veja Utilização e faturação.

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Tipos de marcação e locais

A lista de tipos de marcação mostra a cor, a duração, o preço e as vagas de grupo de cada tipo, e assinala os tipos inativos. Toque num tipo para alterar o nome, a cor, a duração padrão, o preço, as vagas do serviço de grupo ou se está ativo. O formulário tem os mesmos campos e verificações do painel web. Eliminar um tipo pede confirmação e indica os campos personalizados ligados só a esse tipo, porque são eliminados com ele. Veja Eliminar um tipo de marcação. A lista de locais inclui os locais inativos. Pode adicionar um local com nome e descrição, desligar um local existente ou voltar a ligá-lo, e eliminá-lo. O limite de locais do seu plano aplica-se quando adiciona um local ou volta a ligar um.

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Importar calendários do telemóvel

Mais > Definições da Organização > Importar calendário copia, de uma vez, os eventos dos calendários do telemóvel para o CalGest como marcações. Lê todos os calendários do telemóvel, incluindo as contas adicionadas, como Google, iCloud e Exchange. Nada fica sincronizado depois. Precisa de permissão para alterar as definições. A aplicação importa até 5000 eventos de cada vez. Os eventos já importados são ignorados como duplicados, e a aplicação diz quantos ignorou. As marcações importadas não enviam lembretes. No Android, um calendário oculto na app de calendário do telemóvel não pode ser escolhido. Ative-o lá primeiro. Para importar um ficheiro .ics, use Definições > Geral na web.

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Limites atuais da aplicação móvel

Use o painel web para:

• Criar regras de recorrência ou editar ocorrências recorrentes
• As vistas de semana, mês, lista e equipa do calendário
• Carregar vídeos e PDFs, e importar ficheiros .ics
• Mensagens de aftercare, horários de trabalho e fotografias dos membros da equipa
• As datas indisponíveis da página de marcações, as escolhas feriado a feriado e o código para o seu site
• Alterações de faturação, compras de créditos e o alerta de saldo baixo
• Criar uma organização, os packs iniciais e a exportação de dados

A aplicação móvel não guarda uma cópia offline da agenda. Precisa de ligação à rede para ter dados atuais.