Configurar marcações online

O CalGest dá ao seu negócio um pequeno site próprio: uma página pública com as suas fotografias, serviços, preços, horário e contactos, e o formulário de marcação. Os clientes marcam aí, sem lhe telefonar nem enviar mensagens. Está incluído em todos os planos.

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Ativar a página de marcações

Mudar o URL muda o endereço da página. As ligações para o endereço antigo deixam de funcionar e os motores de pesquisa demoram a encontrar o novo, por isso o CalGest pede confirmação antes de guardar a alteração.

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O seu mini-site

A secção Mini-site em Definições > Reservas tem o que os clientes veem à volta do formulário de marcação. Aparece depois de a página de marcações ter sido guardada. Tudo o que escrever aí aparece como texto simples. A página mostra também os serviços que oferece, com duração e preço. Para definir um preço, abra o serviço em Tipos de marcação na versão web e preencha Preço em euros, como 25 ou 25,50. Um serviço sem preço não mostra nenhum. O horário vem do horário semanal dos seus grupos de disponibilidade (veja Disponibilidade). No fundo da página há uma pequena ligação “Marcações por CalGest” para o nosso site.

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Fotografias

Antes de carregar cada fotografia, o CalGest reduz o lado maior para no máximo 2000 píxeis e retira os dados escondidos que os telemóveis guardam nas fotografias, como o local onde foram tiradas. Funcionam JPEG, PNG e WebP, até 5 MB. No computador, as fotografias do iPhone em HEIC podem ter de ser exportadas primeiro como JPEG; a aplicação no iPhone trata-as diretamente. Na aplicação para iPhone e Android, abra Definições > Definições da organização > Reservas e toque em Editar mini-site.

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Escolher serviços disponíveis

Selecione os tipos de marcação ativos que os clientes podem reservar online. Apenas os tipos assinalados nas definições de Reservas aparecem na página pública. Isto permite oferecer alguns serviços online enquanto mantém outros exclusivos para a equipa.

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Combinar serviços

Quando a página oferece dois ou mais tipos, os clientes podem escolher vários numa só marcação, como corte e barba, até cinco. Os clientes podem combinar tipos desliga esta opção; vem ligada e só aparece quando a página tem mais do que um tipo. Está em Definições > Reservas na web e nas definições de reservas da aplicação móvel. Uma marcação combinada dura o tempo dos seus tipos somados. Um tipo sem duração padrão conta como um intervalo entre vagas. O CalGest calcula a duração e volta a verificar os tipos escolhidos quando a marcação chega, por isso uma marcação com um tipo que a página não oferece, com um tipo repetido ou com mais de cinco tipos é recusada.

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Serviços de grupo

Um serviço de grupo marca-se de outra forma. Em vez de um calendário de horários livres, a página mostra as próximas sessões com as vagas livres de cada uma, por exemplo 3 vagas livres. Uma sessão completa aparece como Completa e não pode ser escolhida. O cliente fica com uma vaga por marcação e nunca a junta a outros tipos. A lista respeita a janela de marcação e a antecedência mínima abaixo. O horário da página só se aplica aos horários individuais, porque a hora de cada sessão é definida por si. Uma sessão num dia em que a equipa está ausente, o negócio está fechado ou um feriado fecha as marcações online fica fora da lista, tal como um horário individual. Cada sessão mostra a sua própria localização, se tiver uma; a localização padrão da página é para as marcações individuais. Se mudar a hora, o serviço ou a localização de uma sessão, a cancelar ou ela ficar completa enquanto um cliente preenche os dados ou envia a marcação, a página avisa-o e volta à lista, para ninguém ficar marcado numa sessão que não escolheu. Com Exigir confirmação ligado, a vaga marcada espera que a aceite e fica ocupada entretanto. Se duas pessoas tentarem ficar com a última vaga ao mesmo tempo, uma fica com ela e a outra é avisada de que a sessão está completa e volta à lista.

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Configuração de intervalos

Controle como os intervalos de tempo são gerados e quantas marcações cada intervalo pode ter: O Modo e o Máximo concorrente só se aplicam enquanto ninguém da equipa recebe marcações. Quando alguém recebe, cada pessoa aceita uma marcação de cada vez, e a página oferece um horário enquanto houver alguém livre que a possa aceitar. Consulte Com quem os clientes marcam.

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Janela de marcação

Controle com quanta antecedência e proximidade os clientes podem marcar:

• Dias máximos de antecedência — até quando no futuro os clientes podem marcar (ex.: 30 dias)
• Tempo mínimo de antecedência — as horas mínimas antes de uma marcação (ex.: 2 horas)

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Com quem os clientes marcam

Quando pelo menos um membro da equipa tem Recebe marcações ligado, cada marcação online vai para uma pessoa, e a página oferece um horário enquanto houver alguém livre que a possa aceitar. Três definições decidem quem pode ser:

• Membros da equipa nesta página, em Definições > Marcações: as pessoas que a página oferece. Sem ninguém escolhido, aparecem todos os que recebem marcações.
• Quem o faz, em cada tipo de marcação: uma pessoa só aparece numa marcação se fizer todos os tipos dessa marcação.
• Deixar os clientes escolher com quem marcam, em Definições > Marcações: ligado por omissão. Depois dos serviços, os clientes veem Qualquer profissional disponível e cada pessoa que faz esses serviços, com nome e função, e os horários seguem a escolha. O passo só aparece quando duas ou mais pessoas podem fazer a marcação. Desligado, os clientes não o veem, e cada marcação continua a ir para alguém que esteja livre.

Um horário está livre para uma pessoa quando:

• fica dentro do horário de abertura da página (consulte Disponibilidade);
• fica dentro do horário de trabalho dela e fora das pausas, quando os horários de trabalho estão ligados em Definições > Geral. Quem não tem horário de trabalho segue o horário da página;
• a pessoa não tem ausência e o negócio não está encerrado;
• a pessoa não tem outra marcação a essa hora. Uma marcação pendente só conta quando Pendentes bloqueiam vagas está ativo, ou quando a política de conflitos é Bloquear.

Uma marcação sem ninguém atribuído também precisa de alguém. A página só mantém um horário aberto enquanto houver mais pessoas livres do que marcações dessas a essa hora. Num negócio de uma pessoa, uma marcação sem ninguém atribuído às 10:00 fecha as 10:00. Com Qualquer profissional disponível, a marcação vai para a pessoa livre com menos marcações nesse dia. Entre duas com o mesmo número, decide a ordem de Membros da equipa nesta página, ou a ordem em que entraram na equipa quando a página não indica ninguém. A marcação mostra essa pessoa no calendário, e a página de agradecimento indica-a quando os clientes podem escolher. Se dois clientes tentarem marcar a mesma pessoa à mesma hora, um fica com a marcação e o outro é avisado de que o horário já não está disponível. As sessões de grupo mantêm os seus próprios membros da equipa e não são afetadas por estas definições. A Localização padrão é a localização usada nas novas marcações online.

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Fluxo de confirmação

Escolha como as novas marcações online são tratadas:

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Rever marcações pendentes

Quando a confirmação é obrigatória, abra Pendentes na barra lateral. Selecione uma marcação para a confirmar ou rejeitar. A confirmação coloca-a na agenda ativa e pode enviar a confirmação configurada ao cliente; a rejeição cancela-a ou elimina-a de acordo com Eliminar ao rejeitar. Quando uma marcação fica confirmada de imediato, a página que agradece ao cliente tem um botão Adicionar ao Calendário que descarrega a marcação como ficheiro de calendário. A página e o ficheiro indicam todos os tipos marcados, “Corte + Barba”. Uma marcação que aguarda revisão não o tem nessa página; o email de confirmação leva a ligação quando a confirmar. Os membros autorizados da equipa também recebem um alerta na aplicação ou por push quando uma nova marcação precisa de revisão.

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Dados introduzidos pelo cliente

O formulário de marcação guia o cliente pela escolha do tipo de marcação (um ou, quando a página o permite, vários), da pessoa com quem marca (quando a página deixa escolher), data, horário disponível, nome e apelido obrigatórios, número de telefone obrigatório e email opcional. Cada tipo mostra a duração e, se o definiu, o preço. O formulário apresenta o aviso de privacidade e termos antes do envio; depois cria ou encontra o registo do cliente e envia a marcação. As definições principais da página e da disponibilidade também podem ser geridas em Definições > Definições da organização > Reservas na aplicação móvel, quando a sua função o permitir.

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Partilhar a página de marcações

Depois de ativada, a página tem um endereço próprio, feito a partir do seu URL. Definições > Reservas mostra-o, com botões para o copiar e abrir. As ligações para o endereço antigo /book/<url> continuam a funcionar e levam ao novo. Partilhe o endereço com os clientes através de:

• O seu website
• Perfis nas redes sociais
• Assinaturas de email
• Mensagens de texto