Configurar marcações online

O CalGest dá ao seu negócio uma página pública onde os clientes marcam sem lhe telefonar nem enviar mensagens. A página funciona também como um pequeno site, com as suas fotografias, serviços, preços, horário e contactos (veja O seu mini-site). Está incluída no plano. As marcações online estão em Definições > Reservas no painel web. Precisa de permissão para alterar as definições para as ver.

​

Ligar a página

O interruptor no topo diz A sua página de reservas está desligada ou A sua página de reservas está ativa, e aparece em todos os separadores. Com a página desligada, os clientes não conseguem marcar, e tudo o resto que definir fica guardado na mesma. Depois de guardar a página, o endereço aparece por baixo do interruptor, com botões para o copiar e, com a página ativa, para o abrir. Uma página nova começa aberta de segunda a sexta, das 09:00 às 18:00, com um horário a cada 30 minutos, marcações até 30 dias à frente e pelo menos 1 hora de aviso. Cada marcação aguarda a sua confirmação. Altere o que quiser antes de guardar.

​

Separadores e guardar

A página tem cinco separadores: Os cinco separadores partilham uma barra para guardar. Aparece em baixo assim que altera alguma coisa, com Guardar Alterações e Descartar. Mudar de separador mantém as alterações. Um separador com alterações por guardar tem um ponto cor de âmbar, e um separador com algo para corrigir tem um ponto vermelho. Quando alguma coisa impede de guardar, a barra diz o que é e leva ao separador onde a pode corrigir. Se sair de Definições > Reservas ou recarregar a página com alterações por guardar, o CalGest pergunta primeiro. Continuar a editar fica na página, e Descartar e sair perde as alterações. As fotografias do separador Mini-site são a exceção: cada uma fica guardada assim que é carregada.

​

Endereço e título

A secção Página pública do separador Geral tem:

• Slug do URL: a primeira parte do endereço da página, antes do ponto. Um slug ana-nails dá https://ana-nails.calgest.com. Use 5 a 48 letras minúsculas, algarismos e hífenes, sem hífen no início nem no fim e sem dois seguidos. Algumas palavras estão reservadas. O CalGest verifica enquanto escreve se mais ninguém tem esse slug.
• Título da Página: uma linha curta por baixo do nome do negócio, no topo da página. É obrigatório.
• Descrição: uma frase curta, como “Unhas e pestanas no centro de Lisboa”. Os motores de pesquisa mostram-na por baixo do seu nome.

Mudar o slug de uma página ativa muda o endereço. O endereço antigo deixa de funcionar e não reencaminha para o novo, por isso o CalGest mostra os dois e pergunta antes de guardar. Mudar endereço guarda, e Manter o antigo volta atrás. As ligações para o endereço antigo calgest.com/book/<slug> continuam a levar à página. Com a página guardada e ativa, aparece mais abaixo Adicionar ao seu site. Veja Formulário de marcação no seu site.

​

Escolher o que os clientes podem marcar

No separador Serviços, em Tipos de Marcação Disponíveis, assinale os tipos de marcação que os clientes podem marcar online. Os que não assinalar ficam só para a equipa. A página precisa de pelo menos um. A lista mostra a duração de cada tipo e assinala os serviços de grupo.

​

Combinar serviços

Quando a página oferece dois ou mais tipos, os clientes podem escolher vários numa só marcação, como corte e barba, até cinco. Os clientes podem combinar tipos desliga esta opção. Vem ligada e só aparece quando a página oferece mais do que um tipo. A aplicação móvel também a tem nas definições de reservas. Uma marcação combinada dura o tempo dos seus tipos somados. Um tipo sem duração padrão conta como um intervalo entre horários. O CalGest volta a verificar os tipos escolhidos quando a marcação chega, e recusa uma marcação com um tipo que a página não oferece, um tipo repetido ou mais de cinco tipos.

​

Serviços de grupo

Um serviço de grupo marca-se de outra forma. Em vez de um calendário de horários livres, a página mostra as próximas sessões com as vagas livres de cada uma, por exemplo 3 vagas livres. Uma sessão cheia aparece como Completa e não pode ser escolhida. O cliente fica com uma vaga por marcação e não a pode juntar a outros tipos. A lista segue os limites de Reservar até e Aviso mínimo das Regras de reserva. O horário da página só se aplica aos horários individuais, porque a hora de cada sessão é definida por si. Uma sessão num dia em que a equipa está ausente, o negócio está encerrado, a página tem uma data indisponível ou um feriado fecha a marcação online fica fora da lista. Cada sessão mostra a sua própria localização, se tiver uma. A Localização Padrão da página é para as marcações individuais. Se mudar a hora, o serviço ou a localização de uma sessão, a cancelar ou ela ficar completa enquanto um cliente preenche os dados, a página avisa-o e volta à lista, para ninguém ficar marcado numa sessão que não escolheu. Com Exigir confirmação para reservas ligado, a vaga marcada espera que a aceite e fica ocupada entretanto. Se duas pessoas tentarem ficar com a última vaga ao mesmo tempo, uma fica com ela e a outra é avisada de que a sessão está completa.

​

Com quem os clientes marcam

A secção Equipa e localização do separador Serviços decide quem recebe as marcações online e onde decorrem. Quando pelo menos um membro da equipa tem Recebe marcações ligado, cada marcação online vai para uma pessoa, e a página oferece um horário enquanto houver alguém livre que a possa aceitar. Três definições decidem quem pode ser:

• Membros da equipa nesta página: as pessoas que a página oferece. Sem ninguém escolhido, aparecem todos os que recebem marcações.
• Quem o faz, em cada tipo de marcação: uma pessoa só aparece numa marcação se fizer todos os tipos dessa marcação.
• Deixar os clientes escolher com quem marcam: ligado por defeito. Depois dos serviços, os clientes veem Qualquer profissional disponível e cada pessoa que faz esses serviços, com nome e função, e os horários seguem a escolha. O passo só aparece quando duas ou mais pessoas podem fazer a marcação. Desligado, os clientes não o veem, e cada marcação continua a ir para alguém que esteja livre.

Um horário está livre para uma pessoa quando:

• fica dentro do horário de abertura da página (veja Disponibilidade);
• fica dentro do horário de trabalho dela e fora das pausas, quando os horários de trabalho estão ligados em Definições > Geral. Quem não tem horário de trabalho segue o horário da página;
• a pessoa não tem ausência e o negócio não está encerrado;
• a pessoa não tem outra marcação a essa hora. Uma marcação pendente só conta quando Reservas pendentes bloqueiam horários está ligado, ou quando a política de conflitos em Definições > Geral é Bloquear.

Uma marcação sem ninguém atribuído também precisa de alguém. A página só mantém um horário aberto enquanto houver mais pessoas livres do que marcações dessas a essa hora. Num negócio de uma pessoa, uma marcação sem ninguém atribuído às 10:00 fecha as 10:00. Com Qualquer profissional disponível, a marcação vai para a pessoa livre com menos marcações nesse dia. Entre duas com o mesmo número, decide a ordem de Membros da equipa nesta página, ou a ordem em que entraram na equipa quando a página não indica ninguém. A marcação mostra essa pessoa na agenda, e a página de agradecimento indica-a quando os clientes podem escolher. Se dois clientes tentarem marcar a mesma pessoa à mesma hora, um fica com a marcação e o outro é avisado de que o horário já não está disponível. As sessões de grupo mantêm a sua própria equipa e não são afetadas por estas definições. A Localização Padrão é a localização das novas marcações online. Quando o mini-site não tem morada, a página mostra o nome desta localização.

​

Regras de reserva

​

Horários e prazos

O Modo de Horário e as Reservas por horário só se aplicam enquanto ninguém da equipa recebe marcações. Quando alguém recebe, cada pessoa aceita uma marcação de cada vez. Veja Com quem os clientes marcam.

​

Confirmação

As duas últimas só aparecem com Exigir confirmação para reservas ligado.

​

Rever reservas pendentes

Quando a confirmação é obrigatória, as novas reservas aparecem em Pendentes na barra lateral, com o número. Confirme uma reserva para a pôr na agenda e enviar ao cliente a confirmação configurada, ou rejeite-a para a cancelar ou eliminar conforme Eliminar marcação ao rejeitar. Veja Reservas pendentes. Os membros da equipa que podem gerir reservas recebem também um alerta na aplicação, ou por push na aplicação móvel, quando uma nova reserva precisa de revisão.

​

O que os clientes veem

O formulário de marcação leva o cliente por estes passos:

1. Um tipo de marcação, ou vários quando a página o permite. Cada um mostra a duração e, se o definiu, o preço.
2. Com quem marca, quando a página deixa escolher.
3. Uma data e um horário livre, ou uma sessão num serviço de grupo.
4. Nome, apelido e número de telefone, todos obrigatórios, e um email, que é opcional.

Antes do envio, o formulário mostra um aviso de privacidade e uma verificação de segurança curta. Quando a reserva precisa da sua confirmação, o cliente tem também de assinalar que compreende que fica pendente. O CalGest associa depois os dados a um cliente existente ou cria um novo. Uma reserva confirmada de imediato mostra Reserva Confirmada! com um botão Adicionar ao Calendário que descarrega a marcação como ficheiro de calendário. A página e o ficheiro indicam todos os tipos marcados, como “Corte + Barba”. Uma reserva que aguarda revisão mostra antes Pedido Recebido, e o email de confirmação leva a ligação do calendário quando a confirmar. Se outra pessoa ficar com o horário enquanto o cliente preenche o formulário, o formulário avisa e pede para escolher outro horário.

​

Partilhar a página de marcações

Copie o endereço no topo de Definições > Reservas e partilhe-o no seu site, nas redes sociais, na assinatura de email ou em mensagens. Para pôr o formulário de marcação dentro de um site que já tem, veja Formulário de marcação no seu site.

​

Na aplicação móvel

Abra Mais > Definições da Organização > Página de Reservas. Pode ligar ou desligar a página, mudar o slug, o título e a descrição, editar o mini-site e os grupos de disponibilidade, e alterar os serviços, a equipa, a localização, os horários e a confirmação. As datas indisponíveis e o código para o seu site só estão no painel web.