Notificações

O CalGest envia notificações automáticas para manter os clientes e a equipa informados sobre a atividade de marcações.

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Canais de notificação

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Notificações para clientes

Dependendo do evento, podem ser enviadas aos clientes por SMS e/ou email:

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Canais por defeito

Um negócio novo começa com estes canais ligados: SMS só para o lembrete, e email para tudo o resto, para os SMS incluídos irem para a mensagem que evita faltas. Pode alterar qualquer um em Definições > Notificações, ou no passo dos lembretes do assistente de configuração. Os negócios criados antes destes canais mantêm os que têm. Cada canal só chega aos clientes que têm esse contacto. Um cliente sem número de telemóvel não recebe SMS, e o CalGest não lhe envia um email em vez disso. Se alguns dos seus clientes só têm email, ligue também o email nos eventos que eles devem receber. Os clientes com os dois contactos recebem então as duas mensagens. Com estes canais, uma marcação que cria já confirmada envia os emails de Reserva Confirmada e de Marcação Confirmada. Uma confirmação vai para o cliente que a marcação tinha quando a guardou. Se passar a marcação para outro cliente, ou lhe tirar o cliente, antes de a confirmação sair, o primeiro cliente não recebe nada. O CalGest não envia uma confirmação ao novo cliente; este recebe a Marcação Atualizada, se esse evento estiver ligado. Os lembretes vão sempre para o cliente que a marcação tem no momento em que são enviados. Um SMS de marcação que não pode ser pago segue por email, se o cliente tiver email. Isto acontece quando os SMS incluídos do mês (ou os 15 do período de teste) e os créditos acabaram, e quando um número fora de Portugal não tem créditos que o paguem. Quem decide é a opção Enviar por email quando um SMS não pode ser enviado, em Definições > Notificações, ligada por defeito. Desligada, o CalGest não envia nenhum email no lugar do SMS e a lista de mensagens mostra o SMS como não enviado; um evento que já envia o seu próprio email continua a enviá-lo. Veja SMS de marcações incluídos.

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Adicionar ao calendário

Os emails de Reserva Confirmada e Marcação Confirmada têm um botão Adicionar ao calendário. Descarrega um ficheiro de calendário (.ics) com o serviço, o nome do seu negócio, a hora e o local, que o telemóvel ou a aplicação de calendário do cliente adiciona como evento. O ficheiro não leva mais nada sobre a marcação. A ligação só funciona para essa marcação e deixa de funcionar se a marcação for cancelada, eliminada ou passar para outro cliente. O email de confirmação seguinte leva uma ligação nova. Os SMS não a incluem, porque uma ligação tornaria cada mensagem mais longa e mais cara.

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Idioma e remetente

As mensagens aos clientes são escritas no Idioma das mensagens aos clientes da organização, definido nas definições gerais, seja qual for o idioma em que cada membro da equipa usa o CalGest. Os emails saem com o nome do seu negócio como remetente e mostram-no no topo. Por baixo do rodapé, cada email tem uma pequena ligação Marcações por CalGest (Bookings by CalGest em inglês) para o site do CalGest. Os SMS não a levam.

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Notificações internas (equipa)

As notificações internas são geridas pelo sistema e enviadas aos membros relevantes da equipa na aplicação e, quando autorizado no telemóvel, por push. Só as recebem os membros da equipa que iniciam sessão; quem só recebe marcações não tem acesso onde as receber. Exemplos:

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Configurar notificações

Vá a Definições > Notificações para personalizar:

• Ativar/desativar SMS e email para cada evento de notificação ao cliente
• Nome do remetente SMS — o nome que aparece como remetente (até 11 caracteres, por defeito “CalGest”)
• Retirar os acentos dos SMS, ligado por defeito. Veja Tamanho dos SMS e acentos
• Enviar por email quando um SMS não pode ser enviado, ligado por defeito. Veja Canais por defeito
• Mensagens, uma versão pronta de cada mensagem ao cliente ou o seu próprio texto. Veja Modelos de mensagem
• Horários de lembretes e horas de silêncio — escolha os intervalos dos lembretes e as horas em que não devem ser entregues

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Modelos de mensagem

Abra um evento em Definições > Notificações, no painel ou na aplicação móvel, para ver a mensagem como o cliente a recebe: o SMS num balão com o seu nome de remetente, o email como um email. Alterar mensagem abre-a.

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Versões prontas

Cada mensagem tem versões prontas: Simpática, Formal e Curta para SMS, Simpática e Formal para email, escritas no idioma em que os seus clientes recebem as mensagens. A Simpática é a padrão, com que um negócio novo começa. Escolha uma versão e fica guardada logo. Todas as versões de SMS cabem num SMS com nomes e datas habituais. Repor o padrão volta a pôr a versão Simpática. Se escreveu o seu próprio texto, o CalGest pergunta antes de uma versão ou o padrão o substituírem. Escrever com IA propõe um texto novo a partir de uma instrução curta; nada fica guardado até decidir usá-lo. As mensagens guardadas antes de outubro de 2026 podem usar um formato antigo, em que as palavras entre parênteses retos saíam quando faltava um dado dentro delas. O CalGest continua a enviar estas mensagens como sempre, sem os parênteses, e a pré-visualização mostra-as assim. A exceção são os parênteses que só têm dados sempre preenchidos, como o nome do negócio: também são válidos no formato atual, por isso o CalGest envia-os como estão escritos. Veja a pré-visualização se escreveu algum. O cartão da mensagem avisa quando um texto usa o formato antigo. Escolha uma versão para o substituir, ou abra Personalizar e escolha o que cada campo faz quando está vazio.

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Escrever com IA

Escrever com IA prepara o texto de uma mensagem por si, no painel e na aplicação móvel. Está disponível para quem pode editar as definições de notificações.

1. Escolha em Começar a partir de: Reescrever o texto atual ou Começar do zero. Um texto demasiado longo para reescrever começa do zero.
2. Escolha um Tom: Simpático, Formal ou Curto.
3. Se quiser, acrescente Instruções (opcional), como “Referir que os clientes devem chegar 10 minutos antes”.
4. Clique em Gerar. O rascunho é escrito no idioma das mensagens aos clientes.

Os rascunhos só devem ter links, preços e números de telefone que indicou, nas instruções ou no texto atual. O CalGest compara o rascunho com esses textos e assinala, para verificar, qualquer endereço web, email, número de telefone, preço ou percentagem que não consiga encontrar neles. A verificação é uma ajuda, não uma garantia: não apanha dados escritos de outras formas, como um preço por extenso, por isso leia sempre o rascunho antes de o usar. Os rascunhos nunca têm emojis. Quando um rascunho de SMS ocupa mais SMS por mensagem do que o texto padrão, a janela avisa, porque cada SMS conta para os SMS incluídos ou para os seus créditos. Nada muda até clicar em Usar este e depois guardar a mensagem. Escrever com IA precisa de uma subscrição ativa e usa a quota mensal de IA da organização, a mesma que o assistente de IA usa. O pedido vai para a Anthropic, o fornecedor de IA do CalGest, nos Estados Unidos. Na aplicação móvel, o CalGest pergunta antes de enviar algo pela primeira vez, e Partilhar dados com a IA, nas definições de privacidade da aplicação, desativa o envio. Os rascunhos na aplicação móvel têm a ação Denunciar.

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Personalizar

Personalizar abre o editor. Os nomes, as datas e os outros dados aparecem no texto como campos com nome, como Primeiro nome. Insira um com os botões por baixo do texto e apague-o de uma vez com Backspace ou Delete. As setas param num campo antes de passarem por ele. O serviço, o profissional e o título da marcação podem estar vazios: uma marcação pode não ter serviço nem ninguém atribuído. Clique num destes campos, ou selecione-o e prima Enter, para escolher o que acontece nesse caso:

• Tirar esta frase. “Serviço: [Serviço].” desaparece da mensagem quando não há serviço. É assim que um campo começa.
• Escrever outra palavra, até 20 caracteres. “com [Profissional]” com a palavra “a nossa equipa” fica “com a nossa equipa”.

A aplicação móvel tem o mesmo editor, com uma diferença: os campos da mensagem que podem ficar vazios aparecem numa lista por baixo do texto, cada um com estas duas opções, em vez de abrirem a partir do campo. Uma frase acaba numa mudança de linha, ou em ”.”, ”!” ou ”?” seguido de um espaço. As únicas exceções são um título como “Dr.” ou “Sra.” seguido de um nome ou de um campo, e uma inicial depois dele (“Dr. A. Silva”). Qualquer outra abreviatura acaba a frase: “Ligue para o tel. [Telefone].” sem telefone continua a dizer “Ligue para o tel.”, e a linha “Se faltar um dado” por baixo da pré-visualização mostra-o. Os nomes e serviços preenchidos nunca partem uma frase, por isso um profissional chamado “Dr. A. Silva” não causa problemas. Quando uma frase sai, o espaço ou a mudança de linha à volta dela sai também, e a linha em branco entre parágrafos mantém-se.

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A pré-visualização e a contagem de SMS

Ao lado do texto, a pré-visualização mostra a mensagem exatamente como é enviada, sem acentos quando essa opção está ligada. Nome e serviço longos mostra-a com um nome de cliente longo, dois serviços juntos, um nome de profissional longo e a data e hora mais compridas, que é como as mensagens de um dia cheio podem ficar. Por baixo de um SMS, uma linha diz Cabe em 1 SMS ou Conta como 2 SMS, e quantos caracteres ainda tem. Quando a mensagem ocupa mais de um SMS, a linha propõe uma solução:

• Retirar acentos, quando isso chega para caber num SMS. Liga Retirar os acentos dos SMS para todos os SMS do seu negócio, por isso o CalGest pergunta primeiro. Só aparece a quem pode alterar as definições; os outros veem uma nota a dizer que ajudaria.
• Encurtar, nos outros casos. Põe o cursor no texto e marca a parte que não cabe.

Se a mensagem cabe com valores habituais mas um nome ou serviço longo a faria passar, a linha avisa. Por baixo da pré-visualização, uma linha que começa por Se faltar um dado mostra a mensagem como fica quando os campos que podem ficar vazios estão vazios, se for diferente. Nos planos pagos, os SMS de marcações e de aftercare para números portugueses saem da quota mensal, e os primeiros 15 são gratuitos durante o período experimental. Os SMS para números estrangeiros gastam créditos. O editor não mostra preços. O SMS, o email, as mensagens de aftercare e as pré-visualizações do editor escrevem datas e horas da mesma forma. Com DD/MM/AAAA e relógio de 24 horas, um lembrete diz “15/03/2026 às 14:30”; com D MMM AAAA e relógio de 12 horas diz “15 mar 2026 às 2:30 PM”. Os nomes dos meses seguem o idioma em que as mensagens são enviadas aos clientes.

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Tamanho dos SMS e acentos

Um SMS leva 160 caracteres do alfabeto SMS padrão. Basta um carácter fora dele, como á, â, ã, ê, í, ó, ô, õ, ú, ç ou um emoji, para a mensagem inteira passar a um formato que leva 70. As mensagens mais longas nunca são cortadas. São enviadas completas, divididas em partes de 153 caracteres, ou 67 no formato de 70, e cada parte conta como um SMS, tanto na quota incluída como quando é paga com créditos.

• Os acentos são retirados por defeito. Depois de preenchidos os nomes, o serviço e a data, o CalGest troca as letras acentuadas pelas simples e a pontuação tipográfica pela comum. “João Conceição” é enviado como “Joao Conceicao”, as aspas curvas passam a aspas retas, os travessões passam a ”-” e ”…” passa a ”…”. Os emojis e os caracteres sem equivalente simples ficam como estão. Para enviar acentos, desligue Retirar os acentos dos SMS em Definições > Notificações. Cada mensagem pode então contar como dois ou três SMS.
• Os modelos de SMS levam até 110 caracteres de texto. Os campos não contam, o que deixa cerca de 50 caracteres para os nomes, o serviço e a data preenchidos. As palavras escritas em vez de um campo vazio contam. O editor mostra quantos caracteres ainda tem e não guarda um texto mais longo. As mensagens de aftercare, enviadas por SMS, têm o mesmo limite. Os modelos de email não têm nenhum.
• O editor mede a mensagem tal como é enviada. Veja A pré-visualização e a contagem de SMS.

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Caixa de entrada da equipa

Utilize o sino no painel ou no ecrã Agenda da aplicação móvel para abrir a caixa de entrada. Mostra o número de mensagens não lidas, permite marcar uma ou todas como lidas e carrega resultados anteriores quando necessário. Selecionar uma notificação de marcação abre a marcação correspondente.

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Custos de SMS

Com a subscrição paga, o plano inclui 150 SMS por mês para números portugueses (+351) para a primeira pessoa que recebe marcações e 100 por cada uma a mais, partilhados pela equipa. Isto inclui lembretes, cancelamentos, alterações de hora, reserva recebida, reserva confirmada, reserva recusada, marcação confirmada e aftercare. A quota conta partes de SMS, não mensagens, por isso uma mensagem dividida em 2 partes gasta 2. É por isso que os acentos são retirados por defeito; veja Tamanho dos SMS e acentos. Acima da quota, estas mensagens gastam créditos, ou seguem por email se não tiver créditos. Veja SMS de marcações incluídos. Durante o período de teste, estas mensagens para números portugueses usam os 15 SMS do teste. Todos os outros SMS gastam créditos do seu saldo de SMS: mensagens para números fora de Portugal e mensagens além das incluídas. Os créditos vendem-se em pacotes a partir de 10 €. Pode ver o saldo atual e comprar créditos em Definições > Utilização.