Agendar marcações

Cria e altera marcações no formulário da marcação. Abra-o a partir da agenda, da página de um cliente, de uma etapa de uma série ou da pesquisa.

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Criar uma marcação

Junto a Criar, uma caixa como Avisar o cliente por SMS envia a confirmação da reserva. Indica os canais que estão ligados para essa mensagem e para os quais o cliente tem contacto. Desmarque-a para guardar sem enviar mensagem ao cliente. A caixa não aparece numa marcação no passado, que não envia mensagens, nem numa marcação recorrente, que é criada sem avisar o cliente. Se fechar o formulário com alterações por guardar, pergunta antes de as descartar. O formulário avisa quando a hora coincide com outra marcação, fica fora do horário de trabalho de alguém, ou calha numa ausência ou num encerramento. Se continua a deixar guardar depende das definições de conflitos em Definições > Geral.

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Campos personalizados

Quando um tipo de marcação tem campos personalizados, o formulário mostra-os agrupados por tipo, com os obrigatórios primeiro e uma contagem como Obrigatórios 1/3. Num ecrã largo, abrem num painel ao lado do formulário. Se guardar com um campo obrigatório vazio, o formulário leva-o até ele. Tirar um tipo cujos campos preencheu pede confirmação, porque os apaga.

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Marcações de dia inteiro

As marcações de dia inteiro aparecem no topo do dia, numa linha própria. São úteis para eventos de vários dias, como uma formação, e para lembretes que não precisam de hora. Para indicar que alguém está ausente, adicione uma ausência em vez de uma marcação de dia inteiro. A ausência também impede marcações online.

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Vários tipos de marcação

Uma marcação pode ter até cinco tipos de marcação, cada um uma vez: corte e barba, ou coloração e corte. No formulário, escolha-os pela ordem em Serviço; cada um aparece como uma etiqueta com a sua duração, e o × de uma etiqueta tira-o. Na aplicação móvel, toque em Tipo e assinale-os na lista.

• Duração. Uma marcação nova dura o tempo dos seus tipos somados: um corte de 30 minutos e uma barba de 15 dão 45 minutos. O formulário mostra o total, e continua a poder mudar a hora de fim. Depois de definir a hora de fim ou a duração, ou quando abre o formulário num intervalo que arrastou no calendário, escolher tipos deixa-a como está. Mudar os tipos de uma marcação que já existe também não muda a sua duração.
• Calendário. O primeiro tipo dá a cor à marcação. Uma marcação sem título mostra os tipos juntos, “Corte + Barba”; os nomes longos aparecem cortados no cartão e completos nos detalhes da marcação.
• Campos personalizados. O formulário mostra os campos de todos os tipos da marcação, mais os campos que se aplicam a todas as marcações.
• Mensagens. Onde uma mensagem refere o serviço, refere todos os tipos: “Corte + Barba”. Cada tipo envia a sua própria mensagem de aftercare, uma vez.
• Estatísticas. Uma marcação conta uma vez nos totais e uma vez em cada um dos seus tipos, por isso o gráfico Por Tipo de Marcação pode somar mais do que o total.

As marcações recorrentes, as sessões de séries e as marcações online aceitam vários tipos da mesma forma. O assistente também as marca, e calcula a hora de fim a partir das durações quando não lha indica.

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Editar uma marcação

Clique numa marcação na agenda para ver a pré-visualização e depois em editar para abrir o formulário. Um duplo clique no cartão abre logo o formulário. Altere o que precisar e clique em Guardar Alterações. Depois de a marcação existir, o formulário mostra também os seus anexos. Consulte Anexos. Para mudar uma marcação de hora, também a pode arrastar na agenda, ou arrastar a borda inferior para mudar a duração. Consulte Mover e redimensionar. Uma marcação que pertence a uma marcação recorrente indica-o no formulário. Ao guardar, o CalGest pergunta a que ocorrências se aplica a alteração. Consulte Marcações recorrentes.

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Cancelar e eliminar

Para cancelar, mude o estado para Cancelado e guarde. O cliente recebe a mensagem de Marcação Cancelada, se estiver ligada, e os lembretes são cancelados. A marcação fica registada. Para eliminar, abra o menu ⋯ do formulário, ou clique com o botão direito na marcação na agenda, e escolha Eliminar. Eliminar remove a marcação com os lembretes, o aftercare, os valores dos campos personalizados e os anexos, e não envia nenhuma mensagem. Precisa de permissão para eliminar marcações.

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Ausências e encerramentos

Uma ausência indica que um membro da equipa não está: uma semana de férias, uma baixa ou parte de um dia para uma consulta. Um encerramento faz o mesmo para todo o negócio, por exemplo num dia de inventário. Os feriados não precisam de encerramento; consulte Feriados. Cada entrada cobre dias inteiros (primeiro e último dia) ou uma hora de início e de fim, com um motivo opcional que aparece no calendário. Os dias inteiros seguem o fuso horário da organização, da meia-noite à meia-noite, incluindo nos dias em que a hora muda. Na aplicação móvel, toque numa entrada para alterar os dias, as horas ou o motivo. No painel web, remova-a e adicione-a de novo. Quem pode adicionar, alterar ou remover ausências:

• Quem tem permissão para editar membros da equipa, para qualquer membro da equipa e para encerramentos
• Um membro da equipa com acesso à conta, para as suas próprias ausências

O que muda durante uma ausência:

• A marcação online deixa de oferecer esses horários para os membros da equipa da página de marcações, e recusa um pedido que chegue para eles na mesma. Um encerramento retira os horários de todas as páginas de marcações. Consulte Disponibilidade.
• A equipa pode marcar na mesma. O formulário de marcação mostra quem está ausente (ou que o negócio está encerrado) como aviso, sejam quais forem as definições de conflitos, incluindo quando ainda não há ninguém atribuído. Arrastar uma marcação para dentro de uma ausência no calendário funciona e mostra o mesmo aviso. Sem permissão para ver a equipa, o aviso diz quem está ausente, mas não o motivo nem por quanto tempo.
• As marcações já feitas mantêm-se. Ao adicionar uma ausência, o CalGest mostra as marcações que ficam dentro dela para as poder mudar ou cancelar.
• As marcações recorrentes não ocupam datas dentro de ausências. Ao criar uma série, ou ao alterar todas as datas futuras, o CalGest mostra essas datas para as deixar de fora ou marcar na mesma. As datas que a série gera mais tarde são saltadas, e os proprietários e administradores recebem uma notificação.
• A agenda sombreia o período. Os encerramentos aparecem em todas as vistas, e a Lista indica-os em cada dia. A ausência de uma pessoa sombreia a sua coluna em Dia, no modo Equipa. Nas outras vistas aparece enquanto a agenda mostra só essa pessoa: em Individual, quando a escolhe sozinha no modo Equipa, ou quando a equipa tem uma só pessoa. Na aplicação móvel, a linha do tempo sombreia os encerramentos e as suas próprias ausências, e uma linha por cima indica quem está ausente nesse dia.

Também pode perguntar ao assistente quem está ausente, ou pedir-lhe que prepare uma ausência para confirmar.

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Feriados

Nas organizações em Portugal, o calendário mostra os feriados no seu dia. Ninguém tem de os adicionar, e o CalGest calcula as datas de todos os anos:

• Feriados nacionais, os 13, incluindo a Sexta-feira Santa, o Domingo de Páscoa e o Corpo de Deus, que mudam com a Páscoa. O Carnaval não conta: o Código do Trabalho torna-o facultativo e a maioria dos negócios abre. Adicione um encerramento se fechar nesse dia.
• Feriados regionais para um município dos Açores (Dia da Região, a segunda-feira a seguir ao Pentecostes) ou da Madeira (2 de abril, 1 de julho e 26 de dezembro). Sem município escolhido, uma organização com o fuso horário Atlantic/Azores ou Atlantic/Madeira também os recebe.
• O feriado do seu município, depois de o escolher em Definições > Geral > Feriados. Em Lisboa é o Santo António, a 13 de junho; no Porto, o São João, a 24 de junho. Em 19 dos 308 municípios ainda não confirmámos a data. Nesses, o CalGest não acrescenta nada em vez de arriscar, e a definição avisa.

As organizações de outros países ainda não têm feriados. Na web, todas as vistas da agenda indicam o feriado: Dia, Semana, Mês e Lista. Na aplicação móvel, uma linha por cima da linha do tempo indica-o. Por defeito, um feriado só aparece no calendário. Muitos negócios, como cabeleireiros e cafés, trabalham nos feriados, e uma página de marcações que fecha sem ninguém reparar perde clientes. Ligue Fechar a marcação online nos feriados e cada feriado passa a funcionar como um encerramento:

• A marcação online não oferece horários nesse dia e recusa um pedido para ele. Consulte Disponibilidade.
• A equipa pode marcar na mesma. O formulário de marcação avisa que o negócio está encerrado por ser feriado, e arrastar uma marcação para esse dia também.
• As marcações recorrentes saltam a data, como em qualquer encerramento.
• O calendário sombreia o dia, e um cadeado marca o feriado.
• O assistente trata o dia como fechado.

Na web também pode escolher feriado a feriado: aberto a 10 de junho mas fechado no Natal, por exemplo. Cada escolha vale para todos os anos.

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Estados das marcações

Mude o estado no formulário, ou clique com o botão direito na marcação na agenda e use Estado. Marcar como falta e Anular falta estão no mesmo menu.

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Anexos

Pode anexar ficheiros a uma marcação, como formulários de consentimento, fotografias do resultado, imagens de referência ou documentos. Abra a marcação e utilize a secção de anexos para carregar ficheiros. São suportadas imagens, vídeos e PDFs; as imagens SVG são bloqueadas. Cada ficheiro pode ter até 100 MB, e cada pessoa que recebe marcações acrescenta 10 GB de armazenamento. Definições > Utilização mostra quanto usa. Também pode adicionar e ver anexos na aplicação móvel. Abra a marcação para os ver. Toque numa fotografia para a ver em ecrã inteiro, ou num vídeo ou PDF para o abrir. Se puder editar a marcação, toque em Adicionar para tirar uma fotografia com a câmara ou escolher uma da fototeca, e toque no caixote do lixo de um anexo para o eliminar. A aplicação reduz as fotografias grandes antes de as enviar e retira-lhes os dados de localização. As fotografias do iPhone em formato HEIC são enviadas em JPEG. Os vídeos e PDFs são carregados no painel web. A página do cliente mostra as fotografias das suas marcações e séries, das mais recentes para as mais antigas e agrupadas por mês, com a data e os serviços por baixo de cada uma. Considera as últimas 40 marcações do cliente até hoje, por isso as fotografias de marcações mais antigas não aparecem aí. Continua a encontrá-las na própria marcação.

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Importar marcações

O CalGest pode importar marcações de calendários externos. Isto é útil ao migrar de outro sistema ou sincronizar eventos do seu calendário pessoal.

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Onde importar

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Importar do telemóvel

A app CalGest no iPhone e no Android lê os calendários do seu telemóvel, incluindo as contas Google, iCloud e Exchange adicionadas.

1. Na app, vá a Mais > Definições da Organização > Importar calendário
2. Permita o acesso aos seus calendários
3. Escolha os calendários de onde importar
4. Selecione os eventos que pretende importar
5. Opcionalmente, escolha um tipo de marcação e uma localização para aplicar a todos os eventos importados
6. Reveja e inicie a importação

A app lê os eventos desde há um ano até 180 dias no futuro, com uma marcação por ocorrência de um evento recorrente. Importar de novo a partir do mesmo telemóvel ignora os eventos que já importou.

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Importar um ficheiro ICS

1. Vá a Definições > Geral e abra a importação de calendário
2. Carregue um ficheiro ICS exportado do Google Calendar, Apple Calendar, Outlook ou outra aplicação
3. Selecione os eventos que pretende importar
4. Opcionalmente, escolha um tipo de marcação e uma localização para aplicar a todos os eventos importados
5. Reveja e inicie a importação

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Exportar do Google Calendar

O Google Calendar só exporta a partir do site. A app do telemóvel não o permite.

1. Num computador, abra o Google Calendar
2. Clique no ícone da roda dentada e depois em Definições
3. No menu à esquerda, escolha Importar e exportar e clique em Exportar
4. O Google descarrega um ficheiro .zip. Abra-o: tem um ficheiro .ics por calendário
5. Carregue no CalGest o ficheiro .ics do calendário que quer importar

Para exportar só um calendário, abra Definições, escolha o calendário em Definições dos meus calendários e clique em Exportar calendário.

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Exportar do Apple Calendar

Só a app Calendário de um Mac exporta. O iPhone, o iPad e o iCloud.com não o permitem, por isso importe a partir do telemóvel.

1. Abra a app Calendário
2. Na barra lateral, clique no calendário que quer exportar
3. Escolha Ficheiro > Exportar > Exportar… e guarde o ficheiro .ics
4. Carregue o ficheiro .ics no CalGest

Algumas regras aplicam-se a todas as importações:

• Um evento recorrente num ficheiro ICS dá origem a uma marcação por ocorrência, desde há um ano até 180 dias no futuro. As datas retiradas da série no calendário de origem ficam de fora, e as ocorrências que lá foram movidas mantêm a nova hora.
• Os eventos cancelados não são importados. Um ficheiro dá origem a no máximo 5000 marcações, e um evento recorrente a no máximo 1000. A pré-visualização do ICS indica quantos eventos ficaram de fora ou foram cortados.
• Uma importação a partir do telemóvel aceita no máximo 5000 eventos, os mais antigos primeiro. A app avisa quando deixou alguns de fora.
• Os eventos de dia inteiro, e as horas ICS sem fuso horário, usam o fuso horário da sua organização.
• As marcações importadas não enviam lembretes nem mensagens de acompanhamento. Ninguém aceitou recebê-los para um evento copiado de outro calendário.
• Se a sua organização bloqueia conflitos ou aplica o horário de trabalho, os eventos que violam essas regras para os membros da equipa escolhidos são ignorados, e o resumo da importação indica quantos foram.

Para encontrar uma marcação, um cliente ou um membro da equipa, use a pesquisa.