Agenda e acesso
Dois interruptores definem o que um membro da equipa recebe. Cada membro ativo tem pelo menos um deles ligado.
Muitos proprietários adicionam pessoas que nunca abrem o CalGest. Deixe Pode iniciar sessão desligado para essas pessoas: ficam com agenda e as marcações são feitas por si. Pode dar-lhes acesso mais tarde.
A lista mostra os dois estados de cada pessoa:
- Agenda: Recebe marcações ou Sem agenda.
- Acesso: o email com que a pessoa inicia sessão, o estado do convite (Convite pendente, Convite não enviado, Convite expirado, Convite recusado) ou Sem acesso. Quem não pode ver as funções vê apenas Tem acesso ou Sem acesso, e nenhum email.
- Função: para quem inicia sessão ou tem um convite, visível só para quem pode ver as funções.
Adicionar um membro da equipa
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Abra a página Equipa
Clique em Equipa na barra lateral, em Pessoas, e depois em Adicionar membro da equipa.
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Indique o nome
O nome próprio é obrigatório. O apelido é opcional.
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Escolha o que a pessoa recebe
Recebe marcações começa ligado. Ligue Pode iniciar sessão para enviar um convite, e indique o Email e a Função. A função começa como Funcionário quando a pessoa recebe marcações e como Gestor quando não recebe.
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Adicione
Clique em Adicionar, ou em Adicionar e enviar convite quando Pode iniciar sessão está ligado. A pessoa aparece logo na lista e o email de convite segue uns instantes depois.
- Com Recebe marcações ligado: “Recebe marcações: acrescenta 8 € por mês. Vai pagar por 3 pessoas que recebem marcações.” A primeira pessoa que recebe marcações está no preço base.
- Com ele desligado: “Só inicia sessão: não paga.”
- Com 25 pessoas que recebem marcações, ou 50 membros no total, a janela pede que nos contacte, e Adicionar fica desligado.
Quando o email já está na equipa
- Se um membro sem acesso já tem esse endereço como email de contacto, o CalGest não cria uma segunda entrada para a mesma pessoa. A janela avisa e oferece Dar acesso a [nome], que convida o membro que já existe.
- Se o endereço já tem acesso à sua organização, a janela diz quem o usa.
- Um endereço com um convite pendente não pode receber outro.
Dar acesso a alguém
Para um membro que ainda não inicia sessão, abra a página da pessoa e clique em Dar acesso a [nome], ou use a mesma opção no menu da linha. Indique o email a convidar (começa com o email de contacto, se existir) e a função, e clique em Enviar convite. O lugar não muda, porque a pessoa já tem um. A pessoa recebe um email com uma ligação válida durante 7 dias. Para aceitar, cria uma conta ou inicia sessão com esse mesmo endereço de email. A página mostra “Junte-se a [negócio] como [nome]” e, depois de aceitar, a lista mostra o email com que a pessoa inicia sessão.Estados do convite
Cancelar o convite de um membro que recebe marcações deixa-o na equipa, com agenda e sem acesso. Para quem não tem agenda, o convite é tudo o que tem, por isso a opção chama-se Cancelar convite e remover [nome] e abre a janela de remoção. Essa opção também precisa de permissão para remover membros da equipa.
Mudar a função ou retirar o acesso
A secção Acesso da página de um membro mostra o email com que inicia sessão e a função. Com permissão para gerir funções pode:- Mudar a função, de quem tem acesso ou tem um convite.
- Retirar acesso. A pessoa deixa de poder iniciar sessão, e a agenda e as marcações ficam como estão. Se a pessoa não recebe marcações, o acesso é tudo o que tem, por isso desative-a em vez disso.
Ligar ou desligar a agenda
A secção Agenda da página de um membro tem o interruptor Recebe marcações. Ao ligá-lo, a pessoa recupera a agenda, com o horário de trabalho e as ausências que tinha. Ao desligá-lo, a agenda fica oculta e ninguém pode marcar com a pessoa. O horário de trabalho e as ausências ficam guardados para quando voltar a ligar, e as marcações passadas continuam a mostrar a pessoa, por isso o histórico e as análises não mudam. O CalGest não deixa desligar quando:- a pessoa não tem acesso nem convite, porque ficaria sem nenhum dos dois. Dê-lhe acesso primeiro, ou remova-a.
- a função é Funcionário, que só vê as próprias marcações e por isso precisa de agenda. A janela pede outra função primeiro.
Marcações futuras
Quando a pessoa tem marcações futuras, a janela pergunta o que lhes acontece:- Passar para outro membro que recebe marcações. É a opção por defeito. As marcações sobrepostas são passadas na mesma, por isso confirme a agenda dessa pessoa depois.
- Deixar sem membro atribuído. A pessoa é retirada das marcações, que ficam no calendário. Quem mais estiver atribuído a uma marcação continua nela, e a marcação continua na coluna dessa pessoa na vista Equipa. Uma marcação que só tinha esta pessoa sai da vista Equipa até atribuir alguém.
Desativar e remover
Desative alguém quando sai ou deixa de trabalhar consigo. Remova apenas para corrigir um engano, ou quando precisa de apagar o registo.
Quando a pessoa tem marcações, a janela de remoção mostra quantas e oferece Desativar em vez disso. Remover alguém com muitas marcações termina em segundo plano; a faturação para de imediato.
Nenhuma das ações está disponível para o proprietário nem para a sua própria entrada.
Reativar
Abra a lista Inativos, abra a pessoa e clique em Reativar. Escolha de novo os interruptores: a última definição de agenda e o email de contacto vêm preenchidos. Com Recebe marcações ligado, volta a ser faturada. Uma pessoa desativada perdeu o acesso, por isso ligar Pode iniciar sessão envia-lhe um novo convite.O proprietário
Quem criou a organização está na equipa desde o início, com acesso e agenda. O proprietário pode desligar Recebe marcações como qualquer outra pessoa, mas não pode ser desativado, removido nem perder o acesso. O passo da equipa no assistente de configuração tem o interruptor Também recebo marcações para isto.Página do membro
Clique num membro da equipa para abrir a sua página:- Cabeçalho: fotografia, nome, cargo e as etiquetas Proprietário, Você e Inativo. Editar altera o nome, o cargo, o telefone e o email de contacto.
- Um resumo: Próxima marcação e Horas por semana para quem recebe marcações, e Na equipa desde.
- Agenda: o interruptor Recebe marcações, o horário de trabalho, as ausências e as marcações futuras e passadas.
- Acesso: visível para quem pode ver as funções.
- Detalhes: telefone, email de contacto e cargo.
- Desativar ou Reativar, e Remover da equipa, para quem tem permissão.
Horário de trabalho
O horário de trabalho define quando cada pessoa que recebe marcações está disponível. O CalGest usa-o para:- oferecer horários na página de marcações
- avisar ou bloquear marcações fora do horário de trabalho
- planear quem cobre cada dia
Ative os horários de trabalho em Definições > Geral antes de definir o horário de alguém.
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Abra a página do membro
Vá a Equipa e clique na pessoa.
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Defina os dias
Em Horário de trabalho, indique a hora de início e de fim de cada dia de trabalho e desligue os dias em que não trabalha.
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Adicione pausas (opcional)
Adicione pausas dentro de um dia, com uma descrição opcional como “Almoço”.
Ausências
Adicione férias, baixas ou parte de um dia no cartão Ausências da página do membro, na web ou na aplicação móvel. A marcação online deixa de oferecer esses horários. Os Encerramentos na página Equipa fecham o negócio inteiro. Consulte Ausências e encerramentos.O que paga
Paga por cada membro ativo da equipa com Recebe marcações ligado, e sempre por pelo menos um.- Uma receção ou um gestor que inicia sessão mas não recebe marcações não custa nada.
- Os membros inativos não custam nada.
- Quem é adicionado com Recebe marcações ligado é faturado desde o momento em que o adiciona, também enquanto o convite está pendente.
- Ligar ou desligar Recebe marcações muda a fatura logo, em proporção, na fatura seguinte.
- A linha no topo da página Equipa (“3 pessoas faturadas”) aparece a quem pode ver as definições.
Quem pode fazer o quê
Com as funções predefinidas, o Proprietário pode fazer tudo, um Administrador pode fazer tudo menos alterar o acesso de outro Administrador, um Gestor vê a equipa e edita dados e agendas, e um Funcionário vê a lista da equipa sem emails nem funções. As permissões por trás de cada ação, com os nomes de Definições > Permissões:
Sempre que é preciso Funções: Gestão completa de funções, aplica-se também a regra de Mudar a função ou retirar o acesso: a função da pessoa, e qualquer função que lhe atribua, não pode ter uma permissão que a sua função não tenha. Consulte Funções e permissões.
Na aplicação móvel
O separador Equipa mostra a mesma lista, com os mesmos interruptores e estados. Para cada linha caber numa só, mostra a função, Você na sua própria entrada e mais uma etiqueta apenas quando falta algo: Sem acesso, Sem agenda ou o estado de um convite em aberto. Toque na linha da faturação para abrir Plano e Utilização. Toque em + para adicionar alguém. O ecrã de um membro tem o interruptor Recebe marcações, o número de marcações anteriores, incluindo as canceladas, a secção de acesso com função, reenviar, cancelar e retirar acesso, as ausências, e Desativar, Reativar e Remover da equipa.O horário de trabalho e as fotografias de perfil estão no painel web. Quando a equipa chega ao limite de adesão direta, a aplicação móvel avisa.