Séries de marcações

Uma série de marcações agrupa várias marcações relacionadas de um cliente: um casamento com as provas de maquilhagem, um projeto de tatuagem, um bloco de treino pessoal. A série guarda o plano, os detalhes do evento e os ficheiros, e cada sessão continua a ser uma marcação normal no calendário.

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Criar uma série

Abra Séries na barra lateral e selecione Nova série, ou comece uma a partir do campo Série de uma marcação. Indique:

• Cliente: cada série pertence a um cliente.
• Nome: um nome reconhecível para o projeto ou para o evento.
• Modelo: opcional. Copia as etapas do modelo para a nova série.
• Data do evento: opcional. O dia para o qual a série trabalha, como o dia do casamento.
• Morada no dia: opcional. Onde o evento acontece.
• Pessoas no dia: opcional. Quem mais está envolvido além do cliente, com um papel e o tempo que cada um precisa.
• Notas e os campos personalizados de série definidos no seu espaço de trabalho.

A série também aparece no perfil do cliente, com a data do evento e o progresso.

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Etapas

As etapas são o plano de uma série, pela ordem: para que serve cada sessão. Uma etapa pode ainda não ter marcação, ter uma marcação ou ter várias. A etapa do dia do casamento, por exemplo, pode ter a marcação da noiva e as marcações das madrinhas. Abra uma série e selecione Adicionar etapas ou Editar etapas. Em cada etapa pode definir:

• Nome, como “Prova 1” ou “Dia do casamento”.
• Predefinições para uma sessão marcada a partir da etapa: serviços, duração, equipa e local. Aplicam-se antes das predefinições da série.
• Janela sugerida: quando a etapa deve acontecer. Ver abaixo.
• Notas para a equipa.

As etapas podem ser renomeadas, reordenadas e removidas a qualquer momento. Remover uma etapa mantém as marcações na série, sem etapa.

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Datas e estado das etapas

Nada sobre a data ou o estado de uma etapa é escrito à mão. Ambos vêm das suas marcações: Uma marcação está concluída quando o estado é Concluída, ou quando está Agendada ou Confirmada e a hora de fim já passou. Marcações canceladas e faltas não contam para a etapa. A data da etapa é o início mais cedo entre as marcações que contam. Uma série com etapas fica em curso assim que uma etapa está marcada e fica concluída quando todas as etapas estão concluídas. Uma série sem etapas mantém a regra anterior: sessões contadas face ao total previsto.

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Janelas sugeridas

Uma janela diz quando uma etapa deve acontecer, em número de dias antes ou depois de uma âncora:

• Depois da primeira sessão: contada a partir da primeira etapa com marcação, ou do dia em que a série foi criada.
• Em relação ao dia do evento: contada a partir da data do evento. Dias negativos significam antes.
• Depois da etapa anterior: contada a partir da data da etapa anterior.

Uma prova de casamento definida para 90 a 30 dias antes do evento, com o evento a 14 de junho, mostra “Sugerido entre 16 de março e 15 de maio”. A página da série mostra a sugestão em cada etapa e um aviso quando uma marcação cai fora dela. As janelas nunca bloqueiam uma marcação. Quando a âncora ainda não pode ser calculada, por exemplo uma etapa depois de uma etapa anterior sem marcação, a página não mostra sugestão.

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Marcar uma sessão para uma etapa

Na página da série, uma etapa por marcar mostra Marcar. Abre o formulário da marcação com as predefinições da etapa, o cliente e a etapa já escolhidos. O formulário também oferece um seletor de Etapa sempre que associa uma marcação a uma série com etapas, para colocar uma marcação existente numa etapa ou movê-la para outra. As sessões da série sem etapa aparecem a seguir às etapas em Outras sessões.

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A página da série

A página mostra, por esta ordem:

• O cabeçalho com o nome, o estado, a ligação ao cliente e o modelo de onde veio o plano.
• A faixa do evento: a data do evento com a contagem decrescente, as etapas concluídas face ao total e a morada no dia.
• As etapas, cada uma com a data, o estado, a janela sugerida, as marcações, os valores dos campos personalizados e as pré-visualizações dos anexos.
• Outras sessões, notas da série, campos personalizados da série, referências, pessoas no dia e detalhes.

A lista Séries mostra o cliente, a data do evento com a contagem decrescente e o progresso de cada série. Mostrar está em Ativas, por isso uma série sai da lista quando fica concluída; escolha Todas para ver também as concluídas. A lista começa ordenada por Atualizadas recentemente. Ordene por Data do evento para ver primeiro os eventos mais próximos; as séries sem data do evento vêm a seguir, das atualizadas mais recentemente para as mais antigas.

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Modelos

Um modelo é um plano reutilizável. Abra Séries e selecione Modelos de série para os criar, editar, desativar ou apagar. Um modelo tem os mesmos campos de etapa que uma série, incluindo predefinições e janelas. Escolha um modelo ao criar uma série, ou aplique um a uma série que ainda não tenha etapas. As etapas são copiadas; alterações posteriores ao modelo não chegam às séries já criadas a partir dele. Os pacotes iniciais adicionam um modelo para a respetiva área, como “Casamento” para beleza ou “Projeto grande” para estúdios de tatuagem. Voltar a aplicar um pacote não adiciona o modelo duas vezes. Ver Pacotes iniciais.

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Campos personalizados de série

Os campos personalizados podem pertencer a séries, tal como pertencem a marcações e clientes. Defina-os em Campos Personalizados, no separador Série. Aparecem no formulário da série e na página da série, e um negócio que queira registar um sinal ou um orçamento adiciona-os aí. Ver Campos personalizados.

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Apagar e exportar

Apagar uma série remove as etapas e os valores dos campos personalizados da série. As marcações ficam no calendário como marcações independentes. A exportação de dados de um cliente inclui as séries, as etapas de cada série e os valores dos campos personalizados de série, e apagar um cliente remove tudo isso.