Google Calendar

Cada membro da equipa que recebe marcações pode ligar uma conta Google. Depois disso, acontecem duas coisas:

• As horas ocupadas no Google bloqueiam marcações. Os eventos nos calendários Google escolhidos fecham esses horários na sua página de marcações, e o formulário de marcação avisa quando marca por cima deles. Na agenda aparecem como Ocupado (Google).
• As marcações aparecem no Google. O CalGest cria um calendário chamado CalGest na conta Google dessa pessoa e mantém lá as suas marcações. Marcações novas, alterações e cancelamentos aparecem em um ou dois minutos.

O Google Calendar está disponível em todos os planos.

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Ligar

No painel web, abra a página da sua conta (o seu nome na barra lateral e depois Conta) e selecione Ligar o Google Calendar. No telemóvel, vá a Definições, toque em Google Calendar e depois em Ligar o Google Calendar: o telemóvel abre o CalGest no navegador, onde inicia sessão com o Google. Quando terminar, volte à app; a ligação aparece lá sozinha. Se o navegador não tiver sessão iniciada no CalGest, inicie sessão primeiro. O Google pede-lhe então que inicie sessão e autorize três coisas: ver a lista dos seus calendários, ver os eventos desses calendários e gerir os calendários que o CalGest cria. O CalGest não consegue alterar nem apagar nada nos seus outros calendários Google. Cada pessoa liga o seu próprio calendário. Se um membro da equipa não tiver acesso ao CalGest, quem pode editar membros da equipa consegue ligá-lo na página dessa pessoa em Equipa, iniciando sessão com a conta Google dela.

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Escolher calendários

Logo após ligar, o seu calendário Google principal bloqueia marcações. Para mudar isso, marque ou desmarque calendários em Calendários que bloqueiam marcações. Pode escolher até 10, incluindo calendários que outras pessoas partilham consigo. Um evento bloqueia o horário, exceto nestes casos:

• Está marcado como Disponível no Google. Os eventos de dia inteiro, como aniversários, costumam estar.
• Recusou o convite.
• É uma indicação de local de trabalho (“A trabalhar a partir de casa”).

Os eventos de dia inteiro bloqueiam o dia completo no fuso horário do próprio calendário Google. Para saber as horas ocupadas, o CalGest pede ao Google, de cada evento, o identificador, o estado, o início e o fim, se está marcado como disponível, o tipo e a série recorrente a que pertence. De cada convidado pede apenas se é o próprio utilizador e qual foi a resposta, para ignorar os eventos que recusou, e pede as propriedades privadas do evento, para ignorar os seus próprios eventos. Nunca pede títulos, descrições, nomes ou emails dos convidados nem locais, por isso ninguém no CalGest consegue ver quais são os seus eventos pessoais. Tudo isto é usado durante a sincronização e não é guardado: o CalGest guarda apenas as horas ocupadas (início, fim, se é de dia inteiro e os identificadores dos eventos), e uma tarefa diária apaga cada uma quando já terminou há mais de um dia. As horas ocupadas funcionam como as ausências. Fecham o horário nas marcações online e nas sessões de grupo da página de marcações. Quando a equipa marca por cima delas, vê um aviso, não um bloqueio.

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Como ficam as marcações no Google

Cada marcação no calendário CalGest mostra:

• o serviço, ou vários serviços ligados por ”+”
• o primeiro nome do cliente, exceto se a sua organização escolher Só o serviço
• a localização
• uma ligação que abre a marcação no CalGest

As sessões de grupo mostram o serviço e o número de lugares ocupados, por exemplo “Yoga · 4/8”, nunca os nomes dos participantes. Os pedidos de marcação ainda pendentes começam por “Pendente:”. Telefones, emails, notas e campos personalizados nunca são enviados para o Google. O cliente nunca é adicionado como convidado, por isso o Google nunca lhe envia emails. As alterações que fizer a estes eventos no Google não voltam ao CalGest. A próxima alteração no CalGest substitui-as. Para deixar de enviar marcações sem desligar, desative Adicionar as marcações do CalGest ao Google. Isso apaga o calendário CalGest do Google.

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Escolher o que o Google vê

Os proprietários e administradores decidem, para toda a organização, o que os eventos do CalGest no Google dizem sobre o cliente. Vá a Definições > Geral > Google Calendar e escolha:

• Serviço e primeiro nome do cliente, por exemplo “Corte de cabelo · Ana”. É a opção predefinida.
• Só o serviço, por exemplo “Corte de cabelo”.

Mudar esta opção reescreve os eventos que já estão no Google.

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Desligar

Selecione Desligar no cartão do Google Calendar. O CalGest então:

• apaga o calendário CalGest da sua conta Google
• deixa de ler os seus calendários, por isso as horas ocupadas deixam de bloquear marcações
• retira o seu acesso à sua conta Google, exceto se a mesma conta estiver ligada noutra organização do CalGest

O CalGest desliga automaticamente quando um membro da equipa deixa de receber marcações, é desativado ou removido, perde o acesso ou apaga a conta, e quando a organização é eliminada.

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Quando a sincronização para

Se o Google deixar de aceitar a ligação, o cartão e a agenda pedem-lhe que Volte a ligar. Acontece quando muda a palavra-passe do Google, remove o CalGest nas definições de segurança da sua conta Google ou o deixa sem uso durante muito tempo. Até voltar a ligar, as horas ocupadas que o CalGest já tinha continuam a bloquear marcações durante cerca de uma semana (7 dias, limpas por uma tarefa diária). Se alguém apagar o calendário CalGest no Google, o CalGest cria um novo e volta a adicionar as marcações.

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Privacidade

A sua conta Google pertence ao seu negócio. O CalGest coloca lá apenas os dados indicados acima. O que o CalGest guarda sobre a ligação:

• o identificador e o email da conta Google, as permissões que deu e um token de acesso guardado cifrado
• os calendários que escolheu, com os nomes e fusos horários
• as horas ocupadas descritas acima, até um dia depois de cada uma terminar
• para cada marcação que colocou no Google, o identificador do evento Google, durante um ano após o fim da marcação, para que alterações e pedidos de apagamento cheguem ao evento

Quando uma ligação precisa de ser ligada de novo, as horas ocupadas ficam guardadas durante 7 dias. Depois, uma tarefa diária apaga-as, por isso desaparecem em cerca de 8 dias. Quando desliga, o CalGest apaga primeiro o calendário CalGest no Google, depois tudo o que está acima, e só então retira o seu acesso à conta Google. Normalmente demora minutos. Se o Google não responder, o CalGest continua a tentar o tempo que for preciso. Se o Google recusar de vez, por exemplo porque retirou o acesso do CalGest enquanto o calendário CalGest ainda existia, o CalGest para, guarda o que precisa para terminar e avisa a equipa do CalGest. Se voltar a ligar a mesma conta Google ao mesmo membro da equipa, o CalGest retoma a ligação antiga: mantém o calendário CalGest que já existe e as suas marcações, em vez de criar um segundo. Uma conta Google diferente deixa a limpeza antiga terminar quando o Google o permitir. Também pode apagar o calendário CalGest diretamente no Google. Quando um cliente pede para ser apagado, o CalGest retira o nome dele dos seus eventos no Google dentro desse período de um ano. As cópias mais antigas ficam no Google, e o seu negócio pode apagá-las lá.